Microsoft teams設計(その1:「チーム」と「チャネル」の構成)

投稿者: | 2020年6月4日

Microsoft teams自由に使うことが望ましいので、あまり制限を書けない方が良いと思います。ですが、何もしないと無法状態となり混沌の渦に飲み込まれてしまいます。その結果、情報の氾濫や漏洩となり管理者に責任がくることも考えられます。

そうならないために、ある程度の制限をかけることが必要となります。
ここでは「チームやチャネルの構成をどうしたらよいか」の一つの答えを紹介します。

「チーム」と「チャネル」

Microsoft Teams の「チーム」 と 「チャネル」 は階層構造となっています。ちょうどファイルサーバの「共有」と「フォルダ」の様な感じです。


「チーム」はドラッグ&ドロップで表示順を並べ替えることはできますが、「チャネル」は並び替えはジオづで行われ変更できません。

「チーム」と「チャネル」作成の考えかた

Microsoft Teams の「チーム」 と 「チャネル」 の作成には ”よい。わるい。” はありません。自由に使うことができます。
ただし、”管理しやすいか” といった視点では、ある程度は正規化する必要があります。

根柢になる考え

どのような構成をするにせよ、根底に考えないといけないことは以下になります。

種類 考え方
「チーム」 プロジェクト(仕事)単位 ・営業部
・プロジェクトX
・年末大掃除
「チャネル」 目的や作業単位 ・チーム :2020大宴会
 チャネル:役割分担
 チャネル:買い出し
 チャネル:宴会出しもの

・チーム :営業部
 チャネル:部門連絡
 チャネル:勤怠連絡
 チャネル:日報

「チーム」は部署内もあるし外部署連携の場合もあります。
いずれにしても、仕事単位で「チーム」を作り、目的(作業)単位でにチャネルを分けることで、担当業務の話題に特化することができます。

「チーム」の作成

具体的な「チーム」作成の操作はこちらからですが、作成の例になります。

チーム名 対象 使い方
営業部 営業部員 ・営業部内業務連絡
・勤怠連絡
・顧客情報
新システム導入 新システム導入のメンバとして
営業部メンバ
人事部メンバ
技術部メンバ
・要求仕様
・サーバ剪定
・詐病分担/進捗
・参考情報
社外との連携 一部の社員
社外メンバ(ゲスト)
・定例会議事録
・業務連絡

もし、社外ユーザを含める形で「チーム」を作る場合は、”必ず専用の「チーム」を作る” ことが必要です。
これは、セキュリティ(情報漏洩)の観点から必要なことになります。

「チャネル」の作成

具体的な「チャネル」作成の操作はこちらからですが、作成の例になります。

「チーム」を組織名(営業部)で作った場合

チャネル名 対象 使い方
一版 「チーム」メンバ全員 自動的に作成され、常に一番上に表示されます。
基本的に使わないか、使うなら”全体への連絡”で、通常の会話場所には使いません。
部門内連絡 「チーム」メンバ全員 ・部門内の情報共有
勤怠連絡 「チーム」メンバ全員 ・お客様先へ直行の連絡
・在宅勤務の連絡
ビデオ会議 「チーム」メンバ全員 ・ビデオ会議の記録
部門内プロジェクト① 「チーム」メンバ全員 ・ToDoリストと進捗

「チーム」作成時に自動で作られる「一般」チャネルは、常に一番上に表示され、また、削除することはできません。システム上の通知が記録されることもあり、使わない方が良いとおもいます。
どうしても使うのであれば「チーム全体に対するアナウンス」として使うのが良いと思いあます。

次の操作

次回は、「Microsoft teams設計(その2:Microsoft teamsの管理者(Microsoft365のロール))」になります。

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