「forms」でWebアンケート作成し集計。「teams」で結果を確認。(その1:アンケートフォーム作成)

投稿者: | 2020年5月30日

社内アンケートを「forms」で作成し集計します。経過は「teams」で確認します。また、集計は「forms」で確認します。これらの動作を「Microsoft Power Automate(flow)」で設定します。

概要

以下の流れになります。
①formsでアンケート作成
formsは作成が簡単でリアルタイムに結果を確認することが出来るWebアンケート機能です。Webアンケートの項目を「forms」を使って作成します。ここでは、 ”ラジオボタン” や ”星☆” や ”コメント” などの質問と回答を用意します。

②teamsにアンケート投稿用チャネル作成
teamsにformsのアンケート結果を投稿する場所(チャネル)を作成します。ここには、「誰が」「いつ」「アンケート結果」が自動で投稿されます。

③Power Automationで動作設定
formsのアンケート結果をteamsのチャネルに自動投稿する動作を作成します。

formsでアンケート作成

forms作成メニュー

Microsoft365へログインして「Forms」作成サイト(メニュー)へアクセスします。

①Microsoft365管理画面にログイン
②メニュー画面が出なければログイン画面の左上のタイルをクリック
③「forms」アイコンをクリック
④もしここに「forms」が表示されていない場合は、「すべてのアプリ」をクリックし、「Forms」をクリック

なお、Formsへの直接リンクはこちらからもいけます。

アンケート作成

新規アンケートフォームを作成します。
フォーム作成画面から以下のように作成します。

①「自分のフォーム」→「新しいフォーム」を選択すると、「無題のフォーム」画面に切り替わります。


②「無題のフォーム」をクリックすると「タイトル」「サブタイトル」が入力出来ます

③「+新規追加」をクリックし、質問項目を入力します。
ここで入力できる質問項目は以下になります。

項目 質問形式
選択肢 ラジオボタン形式の単一回答
ドロップダウン形式の単一回答
チェックボックス形式の複数回答
テキスト フリーフォーマットによるテキスト入力
評価 星の数による評価
数値選択による評価
日付 カレンダー形式による日付入力
ランキング 矢印キー「↑↓」による選択肢の並び替え
リッカート 数段階に幅を広げて、度合い評価を聞く時に使用する質問
ファイルのアップロード ファイルをアップロードする(アンケート作成者のOneDriveに保存)
Net Promoter Score 顧客満足度など尺度による質問

なお、各質問の右下の「・・・」をクリックすると、質問を ”必須” や ”形式の変更” をすることができます。

アンケートの設定

アンケートの設定はフォームの右上の「・・・」をクリックすると「設定」メニューがでます。

回答者の範囲

回答者の範囲は[設定]- [このフォームに入力できるユーザー]から以下のようになります。

設定 対象 teams投稿
リンクにアクセスできるすべてのユーザが回答可能 全てのユーザ(ゲストユーザと所属組織内のユーザ)が回答可能 teamsのアンケート投稿にユーザ名が入らない
自分の所属組織内のユーザのみが回答可能 所属組織内のユーザのみ回答可能(ゲストユーザは回答できない) teamsのアンケート投稿にユーザ名が入る

1人1回のみ回答

「抽選の申し込み」などのように回答を1人1回にする場合は以下のようにします。
前提条件として「自分の所属組織内のユーザのみが回答可能」の設定であることが必要です。

アンケートの配布


アンケートページの配布は、「URL発行」「QRコード発行」「htmlタグコード発行」「メールから配布」の方法があります。
アンケートの設定はフォームの右上の「共有」をクリックすると「回答の送信と収集」メニューがでます。

設定 概要
webページのURLを発行 アンケートページのURLが発行されます。ポータルサイトや、Teamsなどの掲示板に貼り付けられます。
QRコード発行 QRコード画像を作成(ファイル形式は、「png」)
htmlタグコード発行 Webページへ直接アンケートページを埋め込むためのコード。
メールにて配布 アンケート作成時点のPCの規定のメールソフトが起動し本文にアンケートページのURLが追記されています。

このほかにもアンケートの配布方法としてTeamsのチームで使用することもできます。
作成したフォームをTeams の「タブ」に追加すればアンケートフォームを開くことができます。

アンケート結果

アンケートの結果が入力されるとアンケートフォームに回答件数が現れます。

「応答」をクリックするとアンケートの結果が表示されます。

「結果の表示」をクリックすると回答者の情報が確認出来ます。

社内展開時に関して

社内への展開方法は以下のものなどがあります。
・メールで全社員にアナウンス
・社内ポータルサイトにリンクバナー
・Teamsのタブ

社員全員が参加するTeamsの「チーム」にアンケート専用の「チャンネル」を作成する方法があります。
この場合は、回答の過程が確認できるのと、新しいアンケートを作る都度にタブにアンケートを設定して、@Teams で全員にアンケートの存在を伝えることができます。

また、回答者に関する注意点は以下になります。

・”リンクにアクセスできるすべてのユーザーが回答可能” の場合
→ どのユーザーが回答しても回答者は Anonymous と表示される

・”自分の所属組織内のユーザーのみが回答可能” の場合
→ 回答したユーザー名が表示される

以上のことから、回答者のユーザーの情報を取得したい場合には、”自分の所属組織内のユーザーのみが回答可能” の設定をする必要があります。

次の操作

次回は、「「forms」でWebアンケート作成し集計。「teams」で結果を確認。(その2:Power Automateでteamsと連携)」になります。

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